こんにちは、みなみです。
先日、妻の「先延ばし」グセについて記事を書きました。
妻の先延ばしグセはどこからくる？【時間管理マトリクス】
記事のなかでは「時間管理マトリクス」を使い、先延ばしの理由にふれています。
時間管理ができない人は、緊急性の高い「A」と「C」を優先し「B」と「D」を先延ばしにします。
「D」はいいとしても「B」を放置してしまうと中長期的な変化はつくれません。
とくに「A」と「C」の区別がついていなければ「C」を「A」だと勘違いし、そればっかりやってしまいます。
ちなみに「A」～「D」の具体例は以下です。
| 【Ａ】 締め切り間近の仕事 クレーム処理 せっぱ詰まった問題 病気や事故 危機や災害 | 【Ｂ】 人間関係づくり 健康維持 準備や計画 自己成長の学び 品質の改善 |
| 【Ｃ】 突然の来訪 多くの電話やメール 多くの会議や報告 無意味な冠婚葬祭 | 【Ｄ】 暇つぶし 単なる遊び ダラダラ電話 待ち時間 |
わたしは「A」と「C」の区別がつかなくなるポイントは「多くの電話やメール」「多くの会議や報告」だと思っています。
もちろん、いろんなケースがありますけど、少なくとも妻の場合はそうです。（笑）
一日中、電話やメール（LINEやチャットなども含む）をしていたり、毎日、会議や報告に明け暮れていたり。。それぜんぶ重要なんでしょうか？
わたしはそう思いません。
もっとコンパクトに！ ぜい肉をそぎ落とすことはできると思っています。
とくに、形骸化しやすい「定例会議」については要注意です。
会議が多くなってしまう理由のひとつに「定例会議」があります。
たしかに定期的に集まるのは大事だけど、なんでもかんでも「定例」を続ければいいってもんじゃありません。
ときに見直して「やめる決断」も重要です。
定例会議に必要な条件は3つ。
- 目的（議題）がある
- 意思決定（次回アクション）がある
- 関係者だけがいる（聴衆がいない）
① 目的（議題）がある
議題のない会議は、会議ではありません。
少なくとも「定例」の場合は、なんらかの目的があって然るべきです。
事前に目的を明確にし、もし議題がないのであればやらないほうがいいです。
しかし、ここでよくやりがちなのは「報告」を議題にしてしまうこと。
これはつぎの条件「意思決定」にも関係してきます。
② 意思決定（次回アクション）がある
会議の目的を「報告」にしてしまうと、意思決定がなくなります。
たとえば、発言者が淡々と報告し、他の参加者がそれを聞いて終わる。みたいな。。
いわゆる「しゃんしゃん会議」になりやすいです。（笑）
定例というなら、つぎのアクションへの「意思決定」がなければ、やる意味ないですよね？
だって、報告だけなら、わざわざ集まる必要ないんですから。。
③ 関係者だけがいる（聴衆がいない）
本来、会議には意思決定に関わる「関係者」だけが集まるものです。
しかし、多くの場合は、ただのオーディエンス（聴衆）も会議に交じっています。
きっと、みなさんも思い当たりますよね？（笑）
たとえば、新人のころはそうなってしまいやすいです。
もちろん、たまにはそういう人がいてもいいんですけどね。
たまにではなく、オーディエンスが常習化している会議は「ダメな会議」の典型です。
つまるところ。。
会議の後には「アクション」を！
それぞれ具体的に決めることです。
そのアクションをつぎの会議でふり返れば、一連のつながりができ、だいぶ引き締まると思います。
ちなみに、会議の内容にもよりますけど、議題とアクションが抽象的になってしまうと、下手したら毎回同じくり返しになるので要注意です。（笑）
いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どのようにアクションするのか？
その結果、どんな課題が生まれたのか？
できるだけ具体的に細分化することをオススメします。
人間は脳の認識のクセが作用して「やる」ことばかり考えてしまいます。
なので「やめる」ことや「捨てる」ことは強く意識したほうがいいです。
なにかを得るためには、なにかを捨てること。
会議に振りまわされて、重要な人間関係づくりをおろそかにしたら本末転倒です。
最後まで読んでくださり、ありがとうございました。
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